Digitale Workshops funktionieren – halt nur anders als Workshops vor Ort
Heute ist unsere Boutique-Agentur seit einer Woche komplett im Home-Office. Wir haben bisher sehr viel gelernt. Dieser Lernprozess ist noch nicht zu Ende. Die Coronakrise hat uns dazu gezwungen, sämtliche Prozesse in einer Wahnsinnsgeschwindigkeit zu digitalisieren. Zugegeben, als eine Agentur für Digitalstrategie sind wir nicht bei null gestartet.
Ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit sind Workshops, Working-Sessions, Kick-off-Meetings oder auch Pitches beim Kunden. All dass findet gerade ausschließlich auf digitalem Wege statt.
In unserer Arbeit geht es oft um strategische Themen. Unternehmen und Organisationen vertrauen uns. Beispielsweise arbeiten wir Hand in Hand mit unseren Kunden an der digitalen Transformation von Geschäftsmodellen.
Ich habe meine Kolleginnen und Kollegen gefragt, welche Erfahrungen sie bisher mit Webkonferenzen gemacht haben und vor allem, welche Learnings sie gemacht haben bzw. welche Tipps sie geben würden.
Learings und Tipps
- Zwei Moderatoren sind ein Must: Der oder die Moderatorin präsentiert während der andere Moderator sich um Anliegen der Teilnehmer kümmert, die diese via Chat kommunizieren, wie z.B. Technikprobleme, allg. Fragen, Links zu Hintergrundinfos…
- Der Moderator, der die Präsentation präsentiert, braucht zwei Bildschirme, sonst präsentiert er ins Leere.
- Auffälligere Kleidung für Moderatoren und Moderatorinnen, damit sofort erkennbar ist, wer überhaupt moderiert.
- Teilnehmer sollen Vor- und Nachnamen UND Funktion/ Abteilung angeben beim registrieren für Videokonferenz, damit Moderatoren ihre Beiträge besser einordnen können.
- Gruppenarbeiten sind auch digital möglich, weitere Links zu seperaten Gruppen-Videokonferenzräumen erstellen, max. 4 Gruppenteilnehmer, da nur vier Personen sichtbar (je nach Tool), nach Arbeitsphase treten Gruppenteilnehmer wieder Hauptvideokonferenz bei.
- Einzelarbeit funktioniert auch – max. 5 Minuten Einzelarbeitsphase
- 10 min Technickcheck-Puffer am Anfang einplanen und auch vorher in der Agenda kommunizieren (während dieser Zeit wird Teilnehmern bei Technikeinrichtung geholfen, bei Problemen eigenen Screen sharen und Buttons/Funktionen via Mausbewegung zeigen)
- Workshopaufgaben in PPT durch Screensharing zeigen und während Arbeitsphase eingeblendet lassen.
- Für Diskussion, um sie wirklich zum Laufen zu kriegen: 3 erste Diskutanten bestimmen (je nach Anzahl der max. eingeblendeten Teilnehmer), die Kamera aktivieren und diskutieren, wenn einer durch, dann darf er/sie an andere übergeben durch namentliche Nennung.
- Whiteboard-Add-ons zur Dokumentation nutzen
- Wer nicht redet, schaltet Bildschirm und Ton aus, entlastet die Leitung
Welche Webkonferenz-Tools haben wir im Einsatz?
Wir haben gerade folgende Tools im Einsatz:
Nutz mal wieder die Kommentarspalte und teilt eure Erfahrungen mit Webkonferenzen in den momentan turbulenten Zeiten. Was läuft? Wo hakt es? Welche Tipps habt ihr auf Lager? Ich freue mich sehr über Input und Inspiration.
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